Die GOWBOX ist Ihr Copilot für die Digitalisierung: automatisieren Sie Workflows, optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement und steigern Sie die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen.
Digitale Geschäftsprozesse beschreiben die softwaregestützte Steuerung und Automatisierung betrieblicher Abläufe. Dokumente, Daten und Aufgaben werden zentral verwaltet, Workflows automatisiert und Informationen systemübergreifend verfügbar gemacht.
Statt papierbasierter Prozesse oder isolierter Excel-Listen werden Freigaben, Rechnungsprüfungen oder Vertragsprozesse digital gesteuert. Eine moderene Workflow-Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten und beschleunigt Durchlaufzeiten.
Digitale Geschäftsprozesse entfalten ihren vollen Nutzen erst durch die nahtlose Integration in ERP-, CRM- und Kollaborationssysteme. Zum Beispiel die Anbindung an SAP Business One, Microsoft 365 oder DATEV.
Wir beraten Sie auch bei der Optimierung Ihrer IT-Infrastruktur, Cloud-Services und IT-Security.
Die ELO ECM Suite ist eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und revisionssichere Archivierung.
Es ist ein Enterprise-Content-Management-System, das abgestimmt ist auf den Mittelstand und wachsende Organisationen.
Wir haben jahrelange Erfahrung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch unsere deutschlandweiten Standorte bieten wir direkte Ansprechpartner. Außerdem haben wir ein eigenes Rechenzentrum in Ibbenbüren. Wir optimieren Ihre digitalen Geschäftsprozesse und steigern die Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen.
Für Handwerker, Dienstleister oder Einzelunternehmer
Ob Handwerksbetrieb, Dienstleister oder Einzelunternehmen – effiziente Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und sind nicht nur für Großunternehmen relevant. Gerade kleine und mittelständische Betriebe profitieren von klar strukturierten Workflows, digitalem Dokumentenmanagement und automatisierten Abläufen.
Als erfahrener ELO Business Partner nutzen wir die ELO ECM Suite zur Optimierung ihrer digitalen Geschäftsprozesse.
Mit ELO Invoice digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig. Rechnungen werden automatisch erfasst, ausgelesen und per Workflow zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich integrieren.
Die ELO ECM Suite bietet ein zentrales Dokumentenmanagement mit intelligenter Suche, Versionierung und klaren Berechtigungskonzepten. Geschäftsdokumente werden strukturiert abgelegt und GoBD-konform archiviert.
Mit ELO Contract verwalten Sie Verträge digital. Automatisierte Workflows steuern Freigaben, Wiedervorlagen und Fristenüberwachung. Zentrale Ablage, Versionierung und sichere Archivierung sorgen für Transparenz und minimieren Risiken in Ihren Vertragsprozessen.
ELO HR Recruiting und der digitalen Personalakte optimieren Sie Ihre HR-Prozesse. Bewerbungen werden strukturiert erfasst und gleichzeitig gewährleistet das Berechtigungssystem der ELO ECM Suite eine DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Personaldaten.
Mit ELO Knowledge und dem ELO E-Mail Management bündeln Sie Informationen zentral. E-Mails, Dokumente und Projektdaten werden strukturiert abgelegt und schnell auffindbar gemacht.
Die ELO ECM Suite integriert sich nahtlos in bestehende Systeme wie SAP Business One, Microsoft 365 oder DATEV. Über standardisierte Schnittstellen werden Dokumente automatisch übernommen und Prozesse systemübergreifend gesteuert.
Mit der ELO ECM Suite digitalisieren Sie Ihr Unternehmen sicher, effizient und zukunftsorientiert. Die Software automatisiert Prozesse, spart Zeit und sorgt für reibungslose Zusammenarbeit – papierlos und transparent. Ob KMU, großer Mittelstand oder öffentliche Verwaltung: ELO passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an. So gestalten Sie Ihre Digitalisierung genau nach Maß – branchengerecht, skalierbar und nachhaltig.
Als erfahrener ELO Business Partner begleiten wir Sie bei der erfolgreichen Einführung der ELO ECM Suite – professionell, effizient und zukunftssicher.
Im ersten Schritt analysieren wir Ihre bestehenden Geschäftsprozesse, Dokumentenflüsse und Systemlandschaft. Gemeinsam definieren wir klare Ziele für die Einführung der ELO ECM Suite und entwickeln ein passendes Digitalisierungskonzept. So schaffen wir eine fundierte Basis für effiziente und skalierbare digitale Geschäftsprozesse.
Auf Grundlage der Prozessanalyse implementieren wir die ELO ECM Suite strukturiert in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Dabei integrieren wir ERP-Systeme wie SAP Business One, Microsoft 365 oder DATEV und sorgen für reibungslose Workflows ohne Medienbrüche. Schulungen und technischer Support sichern eine nachhaltige Nutzung.
Die erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfordert Akzeptanz im Unternehmen. Wir begleiten Ihre Mitarbeitenden durch praxisnahe Schulungen und klare Prozessdefinitionen. So stellen wir sicher, dass die ELO ECM Suite effizient genutzt wird und neue digitale Workflows nachhaltig etabliert werden.
Digitale Geschäftsprozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter. Nach der Einführung optimieren wir bestehende Workflows, erweitern Module und passen die ELO ECM Suite an neue Anforderungen an. So sichern Sie langfristig Effizienz, Transparenz und Investitionsschutz.
Die Kosten der ELO ECM Suite hängen von Nutzeranzahl, Modulen und Integrationsumfang ab. Dank modularer Lizenzmodelle erhalten Sie eine skalierbare Lösung, die exakt auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten ist. Gerne erstellen wir ein transparentes und individuelles Angebot für Ihr Unternehmen.
Sie erreichen uns jederzeit direkt oder über unser Kontaktformular.
Alle wichtigen Fragen zu Digitalen Geschäftsprozessen auf einen Blick.
Digitale Geschäftsprozesse sind klar definierte, standardisierte Abläufe, die mithilfe moderner Softwarelösungen unterstützt, gesteuert oder vollständig automatisiert werden. Dazu zählen beispielsweise Freigabeprozesse, Dokumentenlenkung, Vertragsprüfungen oder Rechnungsworkflows.
Im Unterschied zur reinen „Papier-zu-PDF“-Digitalisierung geht es hier um die durchgängige Abbildung kompletter Prozessketten – vom Eingang einer Information über strukturierte Bearbeitungsschritte bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Die technologische Grundlage bildet häufig ein Enterprise-Content-Management-System wie die ELO ECM Suite. In Kombination mit ERP-Systemen wie SAP Business One, Microsoft 365 oder branchenspezifischen Anwendungen entstehen integrierte Prozesslandschaften ohne Medienbrüche.
Digitale Geschäftsprozesse sind damit ein zentraler Baustein moderner IT-Infrastruktur, skalierbarer Cloud-Strategien und nachhaltiger IT-Security-Konzepte.
Besonders geeignet sind Prozesse, die:
viele manuelle Bearbeitungsschritte enthalten
regelmäßig wiederkehren
mehrere Abteilungen einbinden
hohe Transparenz oder Dokumentationspflicht erfordern
Typische Startpunkte sind:
Eingangsrechnungen & Rechnungsfreigaben
Vertragsmanagement
HR- und Bewerbungsprozesse
Digitale Personalakten
Dokumentenmanagement & Wissensdatenbanken
E-Mail-Archivierung
Gerade im Zusammenspiel mit SAP Business One lassen sich Rechnungen automatisiert prüfen, freigeben, verbuchen und archivieren – ohne doppelte Datenerfassung oder manuelle Ablage.
Auch Cloud-basierte Szenarien ermöglichen standortübergreifende Zusammenarbeit – ideal für wachsende Unternehmen oder verteilte Teams.
Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt beginnt mit einer strukturierten Analyse:
Definition klarer Ziele (z. B. Zeitersparnis, Transparenz, Compliance)
Dokumentation des Ist-Prozesses
Identifikation von Schwachstellen (Pain Points)
Betrachtung bestehender Systeme (ERP, CRM, M365 etc.)
Priorisierung nach Quick Wins
Auf dieser Basis entsteht ein realistischer Projektfahrplan mit klaren Meilensteinen. Besonders wichtig ist die frühzeitige Berücksichtigung von Integrationen, Sicherheitsanforderungen und organisatorischen Veränderungen.
Unsere Teams begleiten Projekte regional – etwa an unseren Standorten in Ibbenbüren, Hamburg, Berlin, Ulm, Rottweil, Potsdam oder Mönchengladbach – und verbinden Prozessberatung mit technischer Umsetzung.
Workflow-Automatisierung optimiert Abläufe strukturell und nachhaltig:
Verkürzte Durchlaufzeiten durch automatische Weiterleitungen
Reduzierung von Fehlerquellen
Lückenlose Protokollierung (Audit Trail)
Klare Verantwortlichkeiten
Automatische Erinnerungen und Eskalationen
Dadurch steigt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Nachvollziehbarkeit gegenüber Geschäftsführung, Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung.
In Verbindung mit stabiler IT-Infrastruktur und modernen Cloud-Lösungen können diese Workflows auch mobil und standortübergreifend sicher genutzt werden
Nicht jeder digitale Prozess erfordert sofort ein umfassendes DMS.
Sobald jedoch Dokumente:
zentral recherchierbar sein sollen
versioniert oder freigegeben werden müssen
revisionssicher archiviert werden sollen
gesetzlichen Vorgaben wie GoBD oder DSGVO unterliegen
ist ein professionelles ECM-System wie die ELO ECM Suite in der Praxis die nachhaltigste Lösung.
Ein DMS/ECM bildet das Fundament für strukturierte Abläufe, automatisierte Workflows und rechtssichere Archivierung – unabhängig davon, ob die Lösung On-Premises oder in der Cloud betrieben wird.
Die Integration erfolgt über standardisierte Schnittstellen, APIs oder Middleware-Lösungen. Ziel ist eine nahtlose Verbindung ohne Medienbrüche.
Beispiel:Rechnungen aus SAP Business One werden automatisch im DMS abgelegt, verschlagwortet und in einen digitalen Freigabeprozess überführt. Nach Freigabe erfolgt die revisionssichere Archivierung.
Auch Microsoft 365, DATEV oder branchenspezifische Systeme lassen sich anbinden.
Voraussetzung dafür ist eine leistungsfähige IT-Infrastruktur sowie ein durchdachtes IT-Security-Konzept, insbesondere bei Cloud- oder Hybrid-Szenarien.
Rechtssicherheit wird durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet:
Rollen- und Berechtigungskonzepte
Lückenlose Protokollierung
Aufbewahrungs- und Löschregeln
Revisionssichere Archivierung
Dokumentierte Verfahrensdokumentation
In Kombination mit professioneller IT-Security und sicheren Cloud-Umgebungen lassen sich Compliance-Anforderungen nachhaltig erfüllen.
Wichtig ist, dass diese Aspekte bereits im Projekt-Setup berücksichtigt werden – nicht erst nachträglich.
Bei klar definierten Use Cases wie dem digitalen Rechnungseingang sind erste Effizienzgewinne häufig innerhalb weniger Wochen sichtbar.
Komplexere End-to-End-Prozesse – beispielsweise bereichsübergreifendes Vertragsmanagement – benötigen mehr Abstimmung, Integrationsaufwand und Change-Begleitung.
Entscheidend sind realistische Projektphasen, klare Priorisierung und eine stabile technische Basis.
Die Einführung digitaler Prozesse ist immer auch ein kultureller Wandel.
Erfolgsfaktoren sind:
Einbindung der Fachbereiche
Schulungen und praxisnahe Trainings
Klare Rollen- und Verantwortlichkeitsdefinition
Transparente Kommunikation
Messbare Verbesserungen im Arbeitsalltag
Nur wenn Mitarbeitende die Vorteile im Tagesgeschäft erleben, entfalten digitale Prozesse ihr volles Potenzial.
Ja. Wir begleiten Sie ganzheitlich:
Prozessanalyse & Strategieberatung
Systemauswahl und Architektur
Implementierung & Integration
Schulungen & Change-Begleitung
Laufender Support & Weiterentwicklung
Dabei arbeiten unsere Teams eng verzahnt mit den Bereichen Cloud, IT-Infrastruktur, IT-Security sowie SAP Business One zusammen – für eine integrierte, sichere und zukunftsfähige Digitalstrategie.