E-Rechnung
Was Sie bei einer E-Rechnung beachten müssen
Alles Wichtige zur E-Rechnung: gesetzliche Vorgaben, Fristen, Formate, Prozesse, Risiken und die praktische Umsetzung im Unternehmen.
Gesetzliche Vorgaben
Wie sind die gesetzlichen Fakten zur E-Rechnung in Deutschland?
Die rechtlichen Grundlagen der E-Rechnung gehen auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU und deren Umsetzung in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) zurück. Für öffentliche Auftraggeber hat sich dabei die XRechnung als Standard etabliert. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung nun auch schrittweise im B2B-Bereich verpflichtend: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Ausstellungspflicht folgt stufenweise. Ziel ist eine stärker digitalisierte und automatisierte Rechnungsverarbeitung mit mehr Effizienz und Rechtssicherheit
Merkmale und Vorteile
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen enthalten strukturierte, maschinenlesbare Daten, die direkt von ERP- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Dadurch lassen sich Rechnungsprozesse weitgehend automatisieren und ohne Medienbrüche weiterführen – zum Beispiel mit SAP Business One für die ERP-Verarbeitung und ELO für Dokumentenmanagement und Archivierung.
Die Vorteile einer E-Rechnung:
Elektronische Datenerfassung
Weniger Fehler und schnellerer Prozess
Höherer Automatisierungsgrad
Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung!
Eine PDF-Rechnung ist in erster Linie für Menschen lesbar. Eine E-Rechnung enthält dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können. Erst dieser strukturierte Aufbau ermöglicht eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Datenerfassung.
Europäische Norm
EN 16931: Der europäische Standard für E-Rechnungen
EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen und schafft eine gemeinsame Grundlage für die digitale Rechnungsverarbeitung in Europa. Sie definiert, welche Pflichtfelder, Datenstrukturen sowie Rechnungs- und Validierungsregeln eine E-Rechnung erfüllen muss. Dazu gehören beispielsweise Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsbeträge und weitere strukturierte Rechnungsdaten.
Formate wie XRechnung und ZUGFeRD orientieren sich an diesen Vorgaben und ermöglichen es, Rechnungen einheitlich, maschinenlesbar und automatisiert weiterzuverarbeiten.
Die Pflichtangaben auf einer E-Rechnung
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Dienstleistungen
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag ohne Umsatzsteuer
- Anwendbarer Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
Das E-Rechnungsformat XRechnung
Die XRechnung ist das deutsche Standardformat für elektronische Rechnungen. Sie basiert auf strukturierten XML-Daten und ist dadurch vollständig maschinenlesbar. Rechnungen können so von ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden, ohne dass Daten manuell übertragen werden müssen.
Das wichtigste über XRechnung:
Automatisierung: Keine manuelle Dateneingabe
Weniger Fehler und schnellerer Verarbeitung
Automatische Verbuchung möglich
Einheitlicher Standard für Behörden und Unternehmen (B2G)
Reines Daten-Format
Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl visuell geprüft als auch automatisiert von ERP- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Das Format ist EN-16931-konform und eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse schrittweise digitalisieren und gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad erreichen möchten.
Das wichtigste über ZUGFeRD:
Hybridformat aus PDF/A-3 und XML
EN-16931-konform
Einfach für Unternehmen
Hoher Automatisierungsgrad
Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
|
Dateiformat |
PDF mit eingebetteter XML-Datei | Reine XML-Datei |
|
Lesbarkeit für Menschen Kann die Rechnung ohne zusätzliche Software gelesen werden? |
✓ | — Nur mit Viewer |
|
Maschinenlesbar |
✓ | ✓ |
|
EN 16931-konform |
✓ Ab Version 2.x |
✓ |
|
Rechnungen an Behörden |
✓ Möglich |
✓ Standard |
|
Rechnungen an Unternehmen |
✓ Sehr gut geeignet |
✓ Möglich |
|
Akzeptanz bei Empfängern |
Sehr hoch | Vor allem öffentlicher Sektor |
|
Einführungsaufwand |
Niedrig bis mittel | Mittel |
|
Bedienungsfreundlichkeit |
Sehr hoch | Eher technisch |
Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung durch ein frühzeitige Planung
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat: Sie schafft die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse – von der Erstellung und dem Versand über Eingang, Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Durch eine frühzeitige Planung, können Sie Abläufe automatisieren, Medienbrüche reduzieren und vorhandene Systeme optimal einbinden. In unseren Webinaren und Events informieren wir regelmäßig über aktuelle Anforderungen und praktische Lösungen. Darüber hinaus bieten wir individuelle Schulungen für Ihr Unternehmen an.
Frühzeitige Projektplanung
Probleme, die bei späten Projektstarts entstehen
Eine frühzeitige Planung hilft, gesetzliche Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen und gleichzeitig das volle Potenzial automatisierter Rechnungsprozesse zu nutzen.
Zeitdruck
Enge Fristen und begrenzte Ressourcen erschweren eine strukturierte Umsetzung.
Keine Koordination
Unterschiedliche Prioritäten von Fachbereichen führen zu Insellösungen.
Neue Medienbrüche
Manuelle Zwischenlösungen verhindern durchgängige digitale Rechnungsprozesse.
Zusätzlicher Aufwand
Nacharbeiten und spätere Anpassungen verursachen vermeidbare Kosten.
Lokale Ansprechpartner
Persönliche E-Rechnungsberatung an unseren Standorten
Wir beraten Sie rund um die E-Rechnung nicht nur digital, sondern auch persönlich. An unseren Standorten unterstützen wir Sie bei Fragen zu gesetzlichen Anforderungen, passenden Formaten, Prozessen und der technischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Ibbenbüren
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FAQs
Häufige Fragen über die E-Rechnungspflicht
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die von ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können. Sie unterscheidet sich damit grundlegend von einer einfachen PDF-Rechnung.
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist in erster Linie für Menschen lesbar und enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung muss eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen und eine stufenweise Einführung.
Zu den wichtigsten Formaten in Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD. Beide ermöglichen die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten und können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist insbesondere im öffentlichen Bereich etabliert. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein für Menschen lesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich dadurch besonders gut für viele B2B-Prozesse.
Die EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert unter anderem erforderliche Rechnungsinformationen, Datenstrukturen sowie Regeln für die Validierung und bildet damit eine gemeinsame Grundlage für E-Rechnungen in Europa.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen die automatische Verarbeitung von Rechnungen. Dadurch können manuelle Dateneingaben, Medienbrüche und Fehler reduziert sowie Prüfung, Freigabe und Archivierung effizienter gestaltet werden.
E-Rechnungen können in einen durchgängigen digitalen Prozess von Erstellung und Versand über Eingang, Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung integriert werden. ERP-Lösungen wie SAP Business One und Dokumentenmanagement-Systeme wie ELO können dabei zentrale Aufgaben übernehmen.
Eine frühzeitige Planung schafft Zeit, bestehende Prozesse und Systeme zu prüfen und notwendige Anpassungen koordiniert umzusetzen. So lassen sich Zeitdruck, Insellösungen, neue Medienbrüche und vermeidbare Projektkosten reduzieren.
Wir unterstützen Unternehmen bei der Planung und Umsetzung der E-Rechnung, von der Analyse bestehender Prozesse bis zur Integration geeigneter ERP- und Dokumentenmanagement-Lösungen. Zusätzlich bieten wir persönliche Beratung vor Ort, Schulungen sowie Webinare und Veranstaltungen rund um die E-Rechnung an.